TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

 

MARCO JURÍDICO

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991.
Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.
Decreto 1382 de 1995.
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 09 de 1995.
Reglamenta la presentación de las TRD.
Ley 594 de 2000
Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental . Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. (Artículo 24)
Circular 001 de 2000 del AGN . Calendario para la presentación de las TRD.
Acuerdo 039 de 2002 . Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.

Conceptos

Tabla de Retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Fondo : Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Sección : En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Serie : Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie : Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes

Tipos documentales : Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática .

ETAPAS.

Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.

Análisis e interpretación de la información recolectada.

Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación.

Aplicación.

Seguimiento y actualización de las TRD.

Etapa: Investigación preliminar sobre la instituciónnes legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
Entrevista con los productores de los documentos de la institución.
Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
Identificación de valores primarios de la documentación.

Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectadaón de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.
Valoración Documental.
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

Etapa: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación

REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD

- Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad
- Organigrama Vigente
ANEXOS
- Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia TABLAS DE RETENCIÓN
Reseña Histórica Institucional
Metolología elaboración
- Explicación formato tabla
- Revisión y actualización TRD

Etapas: Aplicación, Seguimiento y actualización de las TRD aboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
Instructivo para su aplicación
- Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

Aplicación de las TRDsegúrese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organización de los archivos de gestión.

Paso 2.
Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

Paso 3.
Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

Paso 4.
Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. Identificables.

Paso 5.
Realice al final del año las Transferencias al archivo central. Guíese por el Instructivo de Transferencias Documentales.

IMPORTANCIA DE LAS TRDl manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión